Factuur

Bron: PleinPlus.nl - 1-7-2010

De factuur is niet alleen belangrijk in het handelsverkeer, maar speelt ook voor de omzetbelasting-heffing een belangrijke rol. De factuur bevat gegevens die een controle daarop mogelijk maakt. Hoewel de omzetbelastingwetgeving gebaseerd is op Europese richtlijnen, en voor de factuur op 1 januari 2004 een harmonisatie heeft plaatsgevonden, kunnen de eisen in de verschillende lidstaten nog steeds uiteenlopen. Is een prestatie van een ondernemer/belastingplichtige belast in een andere lidstaat, dan moeten de vereisten van die lidstaat worden nageleefd.

Voor wie bestemd

Dit dossier is bestemd voor de ondernemer (in welke rechtshoedanigheid dan ook) voor de btw (omzetbelasting).

Inhoud van de factuur

Op grond van de omzetbelastingwetgeving moet de factuur het volgende vermelden:
  1. de datum van uitreiking;
  2. een opeenvolgend eenduidig nummer;
  3. het btw-identificatienummer van de leverancier/dienstverrichter;
  4. het btw-identificatienummer van de afnemer in geval van een intra-communautaire levering;
  5. de naam en het adres van de ondernemer en zijn afnemer;
  6. de hoeveelheid/omvang en de aard van de geleverde goederen/diensten;
  7. de datum van de prestatie of vooruitbetaling, voor zover die datum verschilt van de uitreikingsdatum;
  8. de vergoeding;
  9. het btw-tarief;
  10. het btw-bedrag;
  11. een aanduiding van een vrijstelling, intracommunautaire levering of verleggingsregeling, indien van toepassing;
  12. gegevens omtrent een eventueel nieuw vervoermiddel;
  13. een aanduiding indien de marge-(gebruikte goederen-)regeling van toepassing is;
  14. het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger, met zijn naam en adres.

Datum van uitreiking

Op de factuur moet worden vermeld op welke datum deze is uitgereikt.

Nummer

De facturen moeten opeenvolgend worden genummerd, met één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.
Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd.
Is een factuur door omstandigheden niet uitgereikt, dan hoeft het nummer niet te worden ingetrokken, mits maar gevolgd kan worden wat men exact met de factuur heeft gedaan.

Het btw-identificatienummer van de leverancier/dienstverrichter

Op de factuur moet altijd het btw-identificatienummer worden vermeld waaronder de leverancier/dienstverrichter zijn prestaties heeft geleverd, zowel bij grensoverschrijdende transacties als bij binnenlandse. Aan een ondernemer kan in beginsel slechts één btw-identificatienummer worden toegekend.
Er doen zich echter enkele bijzondere situaties voor:
  1. Dit betreft allereerst onderdelen van een fiscale eenheid. Aan onderdelen van een fiscale eenheid wordt een afzonderlijk nummer toegekend en wel het nummer dat zou zijn toegekend als dat onderdeel niet tot een fiscale eenheid zou hebben behoord. Een aantal onderdelen van fiscale eenheden beschikt echter nog over een zogenoemd subnummer dat is gebaseerd op het nummer van de fiscale eenheid. Deze nummers zullen geleidelijk worden vervangen door de eigen nummertoekenning;
  2. Daarnaast wordt uit praktische overwegingen aan een ondernemer met uiteenlopende activiteiten (bijvoorbeeld een gemeente) toegestaan voor een of meer activiteiten afzonderlijk aangifte te doen. In dat geval worden afzonderlijke zogenoemde subnummers toegekend en dient dat nummer als basis voor het btw-identificatienummer.

Vermelding van het btw-identificatienummer van de afnemer

Het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht, moet op de factuur worden vermeld in de volgende gevallen:
  • de verschuldigde omzetbelasting wordt niet van de leverancier maar van de afnemer geheven (verleggingsregeling) bij:
  • onderaanneming in de bouw en confectiesector;
  • een door optie belaste levering van een onroerende zaak (zie Ondernemer met bedrijfspand);
  • in Nederland belastbare leveringen/diensten door buitenlandse ondernemers aan Nederlandse ondernemers;
  • levering van beleggingsgoud;
  • het nultarief is van toepassing in geval van een intracommunautaire levering; een intracommunautaire levering doet zich voor indien een ondernemer goederen levert aan een andere ondernemer in het buitenland en de goederen ook in het kader van de levering worden verzonden naar het buitenland; de ondernemer kan dan een zogenoemd btw-nultarief in rekening brengen, terwijl zijn buitenlandse afnemer ter zake van een 'intracommunautaire verwerving' verschuldigde btw zal moeten aangeven in zijn eigen land.
De juistheid van het btw-identificatienummer van de afnemer moet bij de Belastingdienst nagegaan worden in de volgende situaties:
  • voor in het binnenland verrichte prestaties met verlegging;
  • bij grensoverschrijdende leveringen en diensten.
Het nagaan van de juistheid van btw-nummers doet men door simpel de Belastingdienst te bellen, mee te delen dat men btw-nummers wenst te verifiëren om vervolgens de belastingambtenaar de nummers te melden met de bijbehorende naam van de afnemer. De belastingambtenaren kijken dan in de eigen computers of het nummer en de naam geregistreerd en juist zijn en stelt de vrager daarvan in kennis. Is het nummer en/of de naam niet juist dan krijgt de vrager dat ook te horen, doch dan dient men zelf opnieuw bij de afnemer te vragen wat wel het juiste nummer en of de juiste naam is.

Naam en adres van de leverancier en afnemer

Op de factuur moeten de (juridische) naam en het adres van de leverancier en van de afnemer worden vermeld. Het gebruik van de handelsnaam waaronder wordt opgetreden is geoorloofd, mits deze handelsnaam in combinatie met het opgenomen adres en woonplaats als zodanig bij de Kamer van Koophandel door de ondernemer is geregistreerd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. Het adres moet de plaats aangeven waar de ondernemer feitelijk woont of is gevestigd. De gebruikte handelsnaam mag niet leiden tot verwarring.

Omschrijving van de prestatie

Op de factuur moeten worden vermeld de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten. Een duidelijke omschrijving is met name van belang bij toepassing van een vrijstelling of het verlaagde tarief.

Datum van de prestatie

De datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, moet op de factuur worden vermeld.
Bij doorlopende prestaties mag in plaats van de dag waarop de levering of de dienst wordt verricht, de periode worden vermeld waarop de factuur betrekking heeft. Voorbeelden van doorlopende prestaties zijn abonnementen op tijdschriften en leveringen van gas, water en elektriciteit, en diensten van belastingconsulenten, accountants, advocaten, notarissen, architecten en andere beoefenaren van vrije beroepen. De periode mag maximaal een jaar zijn.
Voor verscheidene afzonderlijke leveringen en diensten kan een periodieke factuur worden opgemaakt.
Ingeval een factuur wordt uitgereikt in verband met een vooruitbetaling, moet de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan worden vermeld.

Vergoeding en eenheidsprijs

Op de factuur moet de vergoeding voor elke prestatie worden vermeld én het tarief of de vrijstelling. Duidelijk moet worden hoeveel omzetbelasting aan een bepaalde prestatie is toe te rekenen.
Ook moeten de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting, de eventuele kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen, en het voor die korting toegepaste tarief worden vermeld.
Bij diensten waarvoor op basis van uitsluitend een uurtarief wordt gefactureerd, kan het uurtarief als eenheidprijs gelden.

Tarief

De wet kent twee tarieven, te weten het algemene tarief (thans 19%) en het verlaagde tarief (thans 6%), en een vrijstelling in de vorm van een nultarief voor intracommunautaire transacties en uitvoer.

Munteenheid en belastingbedrag

Op een factuur kunnen bedragen in willekeurig welke munteenheid voorkomen. Het te betalen bedrag van de belasting moet echter zijn uitgedrukt in euro. Bij de omwisseling van een andere munteenheid naar de euro moet gebruik worden gemaakt van de wisselkoers vastgesteld overeenkomstig de laatst genoteerde verkoopkoers op het tijdstip waarop de belasting verschuldigd wordt.

Aanduiding vrijstelling, intracommunautaire levering, heffing verlegd of margeregeling

In het geval
  • een vrijstelling van toepassing is;
  • een intracommunautaire levering wordt verricht;
  • de belasting wordt geheven van de afnemer;
  • de margeregeling van toepassing is,
moet daarvan een aanduiding in de factuur (een verwijzing naar de desbetreffende bepaling in de btw-richtlijn of de Wet OB 1968) worden opgenomen.
Het gaat hier dus om situaties waarin de leverancier/dienstverrichter geen omzetbelasting in rekening brengt.
In een situatie waarin de omzetbelasting wordt geheven van de afnemer moet 'omzetbelasting verlegd' op de factuur worden vermeld.
Een bijzondere vorm van verlegging geldt bij de zogenoemde vereenvoudigde intracommunautaire ABC-transactie. Was het tot voor kort nog zo dat op de factuur de vermelding van 'artikel 28quater, E, 3, Zesde richtlijn' moest worden vermeld, tegenwoordig is de enkele aanduiding dat dit een intracommunautaire levering is voldoende.
Bij bepaalde diensten die worden verricht aan afnemers/opdrachtgevers in het buitenland is de dienst belastbaar in het land van de afnemer/opdrachtgever en is deze laatste ook de btw verschuldigd. De dienstverrichter zelf behoeft dan geen btw te berekenen en hoeft deze ook niet in zijn btw-aangifte te melden. Veel dienstverrichters menen dat dit een dienst is die tegen 0% btw belast is. Dit is niet juist. Er is gewoonweg geen Nederlandse btw verschuldigd. Op de factuur dient in dat geval, zeker wanneer de opdrachtgever een buitenlandse ondernemer is die in een ander EU land is gevestigd, een melding daarvan op de factuur geplaatst te worden. Vaak gaat het hier om artikel 56 btw-richtlijn. De heffing is dan verlegd overeenkomst artikel 196 btw-richtlijn. Ook het btw-identificatienummer dient dan op de factuur vermeld te worden.

Nieuwe vervoermiddelen

De levering van een nieuw vervoermiddel naar een ander EU-land, wordt aangemerkt als een intracommunautaire levering. Op de factuur moeten dan de gegevens worden vermeld die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is.

Fiscaal vertegenwoordiger

Ingeval de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, moeten op de factuur zijn btw-identificatienummer, naam en adres worden vermeld. Dit geldt zowel voor een fiscaal vertegenwoordiger met beperkte als met een algemene vergunning en ongeacht of de transactie aan het nultarief is onderworpen. Ook de gegevens van de presterende buitenlandse ondernemer voor wie de vertegenwoordiger optreedt, moeten worden vermeld.

Vertaling

De inspecteur kan een vertaling eisen in het Nederlands van facturen betreffende in Nederland verrichte prestaties, alsmede van facturen die worden ontvangen door in Nederland gevestigde ondernemers.

Vereenvoudiging facturen

Er geldt een aantal vereenvoudigingen van de factuurvereisten voor de volgende situaties:
  1. openbaarvervoerkaartjes of taxivervoer;
  2. hotel-, café-, restaurant-, pension- en aanverwante bedrijfsnota's;
  3. inruiltransacties;
  4. wekelijks of maandelijks uitgereikte verzamelfacturen;
  5. het gedeelte van de overschrijvingskaart dat de afnemer bewaart bij het gebruik van acceptgirokaarten en of het bankafschrift in geval van automatische incasso's;
  6. benzinebonnetjes;
  7. bij de levering van goederen door groothandelaren mag, in plaats van de vermelding van de aard van de geleverde goederen, een door de inspecteur goedgekeurde codevermelding worden gebruikt.
Omdat het vaak voorkwam dat meerdere benzinebonnetjes op één en dezelfde dag en op bijna gelijke tijdstippen werden aangetroffen in de administratie, ontstond bij de Belastingdienst het zeer sterke vermoeden dat benzinebonnetjes van anderen - die contant waren betaald - in de administratie waren opgenomen. In verband daarmee geldt nu dat alleen benzinebonnetjes die met de bank van de ondernemer (pinbetalingen) zijn betaald voor aftrek in aanmerking komen.

Elektronische facturen

Facturen mogen ook elektronisch worden uitgereikt. Elektronische verzending is alleen toegestaan als dit expliciet wordt aanvaard door de afnemer. Dit moet de leverancier goed vastleggen. Bij alle facturen dient de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud te worden gewaarborgd:
  • doordat de elektronische factuur is voorzien van een geavanceerde elektronische handtekening; of
  • via een elektronische uitwisseling van gegevens (EDI), aangevuld met een papieren afstemmingsoverzicht; of
  • andere methoden (een dergelijke andere methode moet aan de inspecteur worden gemeld, maar hoeft niet te worden goedgekeurd).
Vooralsnog is het voor buitenlandse ondernemers niet mogelijk bij de Belastingdienst teruggaaf van omzetbelasting te vragen die is begrepen in elektronische facturen. Dit geldt ook voor Nederlandse ondernemers die in een andere lidstaat teruggaaf willen vragen.
Ontvangen of verstuurde elektronische facturen moeten worden bewaard. Daarbij wordt als eis gesteld dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen alsmede de leesbaarheid ervan, gedurende de gehele opslagperiode worden gewaarborgd. De ondernemer is in beginsel vrij de opslagplaats van de facturen te bepalen, desnoods in het buitenland. Als algemene voorwaarde geldt dat de ondernemer de opgeslagen factuurgegevens op ieder verzoek van de inspecteur, binnen redelijke termijn, ter beschikking moet kunnen stellen.

Ten onrechte op factuur in rekening gebrachte omzetbelasting

Degene die op een factuur ten onrechte omzetbelasting in rekening brengt, is die omzetbelasting verschuldigd. Bovendien kan ten onrechte in rekening gebrachte omzetbelasting ook niet in aftrek worden gebracht.
Een factuur waarop ten onrechte c.q. teveel omzetbelasting in rekening is gebracht voldoet niet aan de vereiste (zie Inhoud van de factuur) tot vermelding van het bedrag van de belasting dat ter zake van de levering of de dienst verschuldigd is geworden. Het Hof van Justitie EG te Luxemburg heeft dit uitdrukkelijk bevestigd voor alle lidstaten van de Europese Unie.
Wél is het mogelijk dat de opsteller van de factuur die onjuiste situatie - indien daar nog gelegenheid toe is - ongedaan maakt. Is er geen risico dat er onterecht belasting in aftrek wordt gebracht, dan wordt de ten onrechte in rekening gebrachte omzetbelasting niet nageheven. Een in de praktijk veel gebruikte wijze van correctie is het uitreiken van een creditfactuur en het tegelijkertijd uitreiken van een nieuwe juiste factuur.
Is ten onrechte omzetbelasting in rekening gebracht, dan beschikt de Belastingdienst over twee heffingsmogelijkheden:
  • heffing bij degene die de omzetbelasting ten onrechte in rekening heeft gebracht;
  • naheffing bij degene die de onterecht in rekening gebrachte omzetbelasting heeft afgetrokken.
Omwille van de fiscale neutraliteit mag de inspecteur niet beide mogelijkheden benutten. In het algemeen behoort de inspecteur zich eerst te wenden tot de leverancier. De keuze om zich eerst te wenden tot de leverancier betekent niet, dat de inspecteur de afnemer zonder meer ongemoeid zal laten. Indien aannemelijk is dat naheffing bij de leverancier geen effect heeft, zal hij zich alsnog mogen richten tot de afnemer.

Verplichting tot het uitreiken van de factuur en ontheffing daarvan

Iedere ondernemer is verplicht een factuur uit te reiken voor:
  1. leveringen/diensten verricht aan andere ondernemers of rechtspersonen/niet-ondernemers;
  2. afstandsverkopen; dit zijn verkopen aan particulieren in het buitenland, in geval de leverancier daarmee een daar geldende omzetdrempel overstijgt en daarmee btw verschuldigd wordt in dat buitenland;
  3. 0% intracommunautaire leveringen;
  4. vooruitbetalingen aan een andere ondernemer of rechtspersoon/niet-ondernemer.
Een leverancier die prestaties verricht aan een afnemer zonder aftrek van voorbelasting, is ook verplicht facturen uit te reiken.
Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten zijn ontheven van de verplichting een factuur uit te reiken. Reikt een dergelijke ondernemer toch een als factuur bedoeld bescheid uit dan behoeft dat bescheid niet aan de wettelijke vereisten te voldoen. Datzelfde geldt in andere situaties waarbij uitreiking van een factuur niet verplicht is, zoals bij prestaties aan particulieren.
Als een ondernemer zowel vrijgestelde als belaste prestaties verricht, geldt de ontheffing alleen voor de vrijgestelde prestaties.
Verder geldt een ontheffing van de factureringsplicht voor:
  1. kleine ondernemers die zijn ontheven van de administratieve verplichtingen en
  2. 'landbouwers' die vallen onder de (forfaitaire) landbouwregeling en dus geen belasting verschuldigd zijn over hun leveringen/diensten.

De afnemer die de factuur opmaakt

Normaal gesproken maakt de leverancier/dienstverrichter de factuur op. Maar ook kan zijn afnemer dat in zijn naam en voor zijn rekening doen ("selfbilling"). De ondernemer die de prestatie verricht, blijft echter aansprakelijk voor de juistheid van de factuur en de afdracht van de verschuldigde belasting. Voor "selfbilling" gelden de volgende voorwaarden:
  1. tussen beide partijen, leverancier en afnemer, is dit vooraf overeengekomen;
  2. als de leverancier de factuur niet wenst te accepteren, dient hij de afnemer tijdig van zijn bezwaren in kennis te stellen. Uiteraard moeten aan alle factuurvereisten worden voldaan, ook al wordt de factuur opgesteld door de afnemer van de prestatie.

Vorm van de factuur

Het maakt niet uit welke vorm of benaming aan het document is toegekend. Indien dit document in het economisch verkeer de functie van factuur heeft, wordt het beschouwd als een factuur, ook al voldoet de factuur niet aan alle factuurvereisten. Ieder document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt namelijk als factuur.

Uitreiken factuur vóór 15e dag van de volgende maand

De factuur moet worden uitgereikt vóór de 15e dag na de maand waarin de levering of de dienst is verricht. Ingeval vooruitbetalingen zijn overeengekomen moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan. Bij vooruitbetalingen dient de factuur te voldoen aan de wettelijke vereisten, waaronder (indien van toepassing) een uitsplitsing naar tarief.

De administratieve verwerking van de factuur

De ondernemer moet de aan hem en door hem uitgereikte facturen doorlopend nummeren en van deze facturen de volgende aantekeningen houden:
  • dagtekening en nummer;
  • naam en adres en (in voorkomend geval, zie Vermelding van het btw-identificatienummer van de afnemer) het btw-identificatienummer van de afnemer;
  • een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of van de dienst;
  • de vergoeding;
  • het bedrag van de belasting.
Voor wat betreft de inkomende facturen kan het houden van aantekeningen beperkt blijven tot het boeken van de vergoeding en het bedrag van de omzetbelasting dat op de factuur in rekening is gebracht. Voorwaarde voor deze goedkeuring is dat bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of een ander kenmerk wordt opgenomen aan de hand waarvan de bij een boeking behorende factuur op eenvoudige wijze is terug te vinden en omgekeerd bij een factuur de betreffende boeking kan worden gevonden. De inkoopfacturen hoeven dan niet doorlopend te worden genummerd. De facturen moeten uiteraard wel alle voorgeschreven gegevens bevatten.
In het geval de ondernemer goederen levert met toepassing van het nultarief bij intracommunautaire leveringen of diensten verricht aan buitenlandse EU ondernemers, moet hij de btw-identificatienummers van zijn afnemers administreren. Op die manier is de Opgaaf ICP (die de ondernemer elke maand of elk  kwartaal moet indienen bij de Belastingdienst) op eenvoudige wijze te controleren.
Ondernemers die voor de berekening van de verschuldigde belasting het kasstelsel toepassen, hoeven voor de berekening van de omzetbelasting de facturen die zij uitreiken niet afzonderlijk te boeken. Zij kunnen volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen.